Maintenant que j'ai décrit le concept de la méthode GTD dans l'article précédent, voici comment je tente de la mettre en œuvre au quotidien.
J'ai deux types de boites d'entrées : les boites mail (perso et pro) et un carnet dans dans lequel je note les idées qui me viennent. Mon système est composé de d'une chemise à intercalaires (oui oui, en carton) et d'une mind map dans le logiciel freemind pour le boulot. Pourquoi 2 ? Parce qu'hors du boulot, j'utilise habituellement peu l'ordi. La mind map, quant à elle, est intéressante car elle permet de tout voir en une fois et de réorganiser les éléments rapidement : j'ai essayé auparavant un wiki ou un simple fichier texte, ce n'est pas aussi synthétique.
J'utilise GTD conjointement avec la Pomodoro Technique dont j'ai déjà parlé ici et là. Ceci étant dit, je vais utiliser le terme tomate pour parler d'une pomodoro, c'est à dire 30 minutes de travail. Parce que ça m'amuse.
Le matin, je prends une tomate pour vider ma inbox outlook et mettre à jour ma mind map. Je vais réécrire pour faire genre. Je vide ma inbox. À un certain moment, je le faisais avec plus ou moins de sérieux mais maintenant, je traite tout. Si je peux répondre ou faire l'action en moins de 2 minutes, je fais. Si le mail contient de l'information utile sur projet, je l'archive. Si ce n'est pas utile de conserver un mail, je le supprime immédiatement.
Je termine ensuite d'organiser ma journée selon le principe de la Pomodoro Technique, en planifiant un total entre 10 et 12 tomates (quand je peux travailler seul). Je note les les prochaines actions qui prennent plus de deux minutes dans la mind map.
Pendant les pauses, éventuellement, je revois la mind map et je note sur mon cahier (ma 2e inbox) les idées qui me viennent en tête.
Pour tout ce qui est personnel, c'est un peu le même principe : je vide ma boite mail et essaie de faire les actions courtes immédiatement. Habituellement, je n'utilise pas la Pomodoro Technique hors du travail, sauf pour des trucs rébarbatifs ou quand je veux me limiter quand je surfe sur le Net.
Ceci étant dit, tout n'est pas si simple. J'aborderai les difficultés et les limites de ces pratiques selon moi dans un prochain article.
